Zpráva

Krajský úřad Moravskoslezského kraje digitalizuje došlé papírové dokumenty

V rámci rozvoje moderních informačních technologií ve státní správě, kdy základem e-Governmentu je elektronický oběh dokumentů, rozšířil Krajský úřad Moravskoslezského kraje svou elektronickou spisovou službu o novou metodu zpracování dokumentů.

Elektronická spisová služba je na podatelně napojena na digitální linku, která zajišťuje převod listinných dokumentů do elektronické podoby. Do linky vstupují vybrané a připravené listinné dokumenty, z ní pak vystupují k dlouhodobému uložení jejich elektronické verze.

Pracovnice podatelny v souladu se zákonem o archivnictví provádějí u vybraných dokumentů autorizovanou konverzi dokumentů, tj. převod došlých listinných dokumentů do elektronické formy, a také zajišťují ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Po naskenování dokumentů obraz zpracují a doplní o povinná metadata (informace o dokumentu).  K novému způsobu zpracování je vybráno zatím 65 typů dokumentů, tento počet se bude postupně zvyšovat.

Smyslem nového postupu je zajistit dlouhodobé uložení elektronických dokumentů v úložišti spisové služby a jejich ochrana po celou dobu skartační lhůty, která se u dokumentů nejčastěji pohybuje mezi 5 až 20 lety, zatímco listinné originály dokumentů budou po 3 letech skartovány (zničeny).

Přínosem digitalizace dokumentů je nejen jejich bezpečné uchovávání, rychlé zpřístupňování, vyhledávání a manipulace s dokumenty pro úředníky, ale zároveň i úspora stále stoupající potřeby navyšování prostoru pro jejich fyzické uložení ve spisovně úřadu. 

frame-scrollup