Volná místa

MORAVSKOSLEZSKÝ KRAJ
KRAJSKÝ ÚŘAD

FUNKČNÍ (PRACOVNÍ) NÁPLŇ

Referent/ka spisové služby

Popis činnosti:

Společné činnosti
Ve smyslu ustanovení zákoníku práce a pracovního rádu zachovává mlčenlivost o skutečnostech,
se kterými se seznámí při výkonu práce.
Při své práci se řídí obecně závaznými právními předpisy včetně vnitřních předpisů kraje.
Plní další úkoly v souladu s druhem sjednané práce.

Samostatná působnost
1. Zajišťuje spisovou službu elektronicky v modulu spisové služby Podatelna.
2. Zajišťuje odbornou správu dokumentů listinných zásilek adresovaných Moravskoslezskému kraji a jeho orgánům, a to jejich příjem, kontrolu, označování a evidenci.
3. Zajišťuje odbornou správu dokumentů doručených datových zpráv do datové schránky MSK a do elektronické podatelny krajského úřadu, a to jejich příjem a kontrolu.
4. Zajišťuje předávku doručených listinných zásilek a datových zpráv odborům krajského úřadu.
5. Přijímá zásilky z odborů určených k odeslání, provádí jejich kontrolu a označení frankovacím strojem.
6. Označuje vybrané listinné zásilky datem vypravení k poštovní přepravě.
7. Zajišťuje včasné předávání odesílaných zásilek České poště.
8. Zajišťuje evidenci vrácených zásilek a potvrzených dodejek a jejich předávání na odbory úřadu.
9. Vyřizuje reklamace poštovních zásilek s Českou poštou.
10. Ukládá poštovní podací archy a zajišťuje jejich předání do spisovny úřadu.
11. Zajišťuje objednávku kreditu a servisních služeb frankovacího stroje a jejich evidenci.
12. Zajišťuje příjem, popis a roztřídění periodického tisku na odbory krajského úřadu a vede příslušnou evidenci.
13. Zajišťuje zveřejňování dokumentů na úřední desce.
14. Zabezpečuje úkoly související s elektronizací spisové služby, včetně převodu doručených datových zpráv do výstupního datového formátu v modulu Registr autorizovaných konverzí (RAK) (nově)
15. Zajišťuje provoz telefonní ústředny v sídle krajského úřadu MSK a poskytuje informace o příslušnosti a telefonních linkách pracovišť a zaměstnanců krajského úřadu.
16. Poskytuje informace o příslušnosti útvarů, pracovišť nebo osob, o pracovní době a základních náležitostech podání.
17. Zastupuje v době nepřítomnosti zaměstnance pracoviště recepce.

Přenesená působnost
1. Koordinace souhrnné agendy kontaktního místa veřejné správy (Czech POINT) včetně vyřizování nestandardních požadavků na výdej ověřených výstupů z informačních systémů veřejné správy nebo jejich částí včetně určování postupů při jejich vyřizování.
2. Provádí ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisů.
Provádí autorizovanou konverzi dokumentů na žádost a pro úřední potřebu a vede příslušnou evidenci.

Legenda:
♿ – pracovní pozice vhodná i pro osoby se zdravotním postižením
🎓 – pracovní pozice vhodná i pro absolventy